Tips de seguridad para Office 365

Hoy por hoy todos sabemos y tomamos conciencia que el spam y el malware son un verdadero problema para los usuarios de una cuenta Outlook.

Correo marcado como phishing outlookEs por ello que una serie de tips de seguridad para Office 365 podrán ser de gran utilidad. Básicamente se trata de una serie de consejos proporcionados por Microsoft para conocer y diferenciar aquellos correos electrónicos dañinos de los bien intencionados.

Existen medidas de seguridad diferenciadas para aquellos usuarios de los planes de Office 365 y que reciban correos electrónicos a través de Outlook.com. Estas cuentas, aquellas adheridas a un plan determinado, son avisadas de forma diferenciada cuando un correo puede resultar sospechoso. En tal sentido veremos cuáles son los mensajes y cómo actuar ante cada uno.

Reconocer correo spam en Office 365

Correo sospechoso

Un correo considerado como “sospechoso” puede llegar a nuestra casilla de correo a pesar de los diferentes filtros, bloqueos y medidas varias tomadas tanto por Microsoft como por nosotros mismos.

La alerta, en este caso, será en color rojo y diferentes tonalidades de este mismo color.

El mensaje se posiciona hará en la parte superior del correo electrónico y nos pedirá que seamos cuidadosos.

El correo electrónico estarás sospechado como phising o scam. Ambos sistemas que pueden vulnerar la seguridad (contraseñas) de nuestra cuenta.

En este caso podemos optar por mostrar el contenido bloqueado de todas formas o aprender más sobre el phising.

En caso contrario continuaremos viendo la parte del correo que Outlook.com considera no es de riesgo para nuestra cuenta.

Correo desconocido

correo spam

Cuando un correo electrónico es de origen “Desconocido” se considera como spam. El color con el que se lo identifica es el amarillo. Siempre podremos pulsar la opción “No es spam” o “Es correo deseado” sí se trata de una equivocación.

Correo confiable

Tips de seguridad para Office 365

Sí se ha originado en un remitente de confianza el correo electrónico será marcado como “Confiable”, es aquí cuando podemos considerarlo de la forma más segura. Para llegar a este punto el mensaje debe haber pasado y superado todas las pruebas de seguridad siendo considerado por Microsoft como un correo electrónico seguro.

Correo seguro

correo seguro

Un correo “Seguro” es considerado también un correo de confianza. No obstante, esta categoría no ha sido asignada por Microsoft sino que está establecida por la organización en la cual nos encontramos.

Veremos que el mensaje se presenta en color gris. Son correos que, con anterioridad, han sido establecidos como seguros. Ta sea por nosotros mismos, u otra persona incluida dentro de la misma organización donde nos encontramos con la cuenta actual de Office 365, se estableció su categoría como segura.

Este caso, quienes establecido como seguro es el remitente y no sólo el mensaje en particular. En consecuencia, todos los correos provenientes del mismo están catalogados igual.

Importar de EverNote a OneNote

Por estos días los usuarios han recibido la posibilidad de importar de EverNote a OneNote con una aplicación especialmente desarrollada por Microsoft.

Importar de EverNote a OneNoteDe esta forma será posible llevar documentos creados en EverNote a OneNote sin mayores complicaciones.

A medida que trabajamos con una determinada aplicación de ofimática, como puede ser EverNote, todos nuestros documentos quedan con compatibilidad para la misma. Rara vez este podrá ser utilizado en una aplicación de la competencia o, al menos, sin una pérdida en el formato o la información contenida.

Ventajas de OneNote sobre EverNote

Microsoft indica que EverNote y OneNote son similares en muchos sentidos pero que, aun así, los usuarios preferirán utilizar éste último. Entre las ventajas que la empresa indica sobre su producto están:

  •    La posibilidad de mezclar imágenes, textos, escritura a mano, audios, videos y documentos en un solo lugar.
  •    Acceso online gratuito, teniendo una cuenta de Outlook.com.
  •    Capacidad para subir documentos de OneNote sin ningún tipo de limitación mensual por tamaño ni cantidad.

Como importar de EverNote a OneNote

Microsoft promete que importar de EverNote a OneNote será una tarea simple y sin complicaciones para el usuario medio. Antes de continuar recomendamos mantener una copia de resguardo de todos nuestros documentos en EverNote con el fin de evitar inconvenientes o la pérdida de información.

Para ello debemos acceder a “onenote.com/import-evernote-to-onenote”, copiando y pegando la dirección web en nuestro navegador. Allí pulsaremos sobre la opción “Descargar el importador” y aguardaremos hasta que el proceso termine.

Una vez listo podremos encontrar el instalador de la aplicación en la carpeta de descargas. Su nombre es StartOneNoteImporter.exe y debemos dar doble clic sobre este para continuar.

Los pasos a partir de aquí son muy simples y consisten en avanzar por el asistente en los siguientes puntos:

  1.    Aceptar las condiciones de uso
  2.    Seleccionar el contenido de EverNote que queremos exportar.
  3.    Loguearnos con nuestra cuenta de Outlook.com
  4.    Proceder a la importación de los datos OneNote

Tal como hemos visto, los pasos son bastante intuitivos. Podremos repetir la operación las veces que sea necesario sí contamos con más documentos de EverNote en el futuro.

Esperamos puedas importar de EverNote a OneNote sin mayores inconvenientes con esta herramienta proporcionada por Microsoft.

Trabajar sin conexión en Outlook.com

¿ Existe una manera de trabajar sin conexión en Outlook.com ?

Trabajar sin conexión en Outlook.comEsta es una pregunta que a menudo se repite entre los usuarios de esta aplicación de correos electrónicos online.

Respecto a este tema trata este artículo donde te enseñaremos el potencial y los secretos sobre el trabajo offline con Outlook.com.

Con el fin de que aprendas más de la utilización de Outlook.com y de su característica función sin conexión te invitamos a leer la información que te proporcionamos hasta el final.

Utilizar Outlook.com sin conexión

Efectivamente, Outlook.com tiene una configuración especial para trabajar sin conexión. La misma puede ser implementada sí cuentas con el entorno más reciente de la aplicación.

Por supuesto, todos los cambios que hagamos estando sin conexión solo se verán reflejados al regresar al modo Online.

Como utilizar Outlook.com sin conexión

En primer lugar debemos decir que, para poder acceder sin conexión a Outlook.com, será necesario contar con una conexión a internet.

Aunque suene contradictorio, esta configuración debe ser realizada teniendo la conexión establecida. Posteriormente podremos ingresar en modo offline.

El primer paso para utilizar el modo sin conexión de Outlook.com simplemente debemos ingresar a nuestra casilla de correo de la manera en la que lo hacemos habitualmente.

Una vez allí nos dispondremos a desplegar el menú de la esquina superior derecha, el mismo que tiene forma de rueda dentada (engranaje). Entre las opciones que se muestran en pantalla seleccionamos “Configuración sin conexión”.

Veremos entonces desplegarse (desde el lado derecho) un panel de configuración. Allí debemos marcar “Activar el acceso sin conexión”.

Recibiremos entonces una advertencia sobre el uso de esta característica. En ella  se nos informará de que nuestro correo electrónico será almacenado en nuestro equipo (para su posterior consulta) y que no es buena idea hacerlo sí otras personas utilizan el mismo ordenador.

Para continuar, en caso de estar de acuerdo, pulsamos “Sí”.

sin conexión en Outlook.com

Aquí tendremos que seguir una serie de pasos en la que el sistema realizará la configuración necesario (esto puede tomar algunos minutos). Pulsamos “Sí” o “Siguiente” en cada una de las pantallas.

Una vez terminado estaremos con condiciones de trabajar sin conexión en Outlook.com para no depender de una línea de internet de forma constante.

Otros Correos en Outlook

Existe una función añadida recientemente a nuestro servicio de correos electrónicos llamada Otros correos en Outlook.

Otros Correos en OutlookEsta nos parece muy interesante para ciertos y determinados usos, en definitiva, algo que no podemos dejar de nombrar aquí como un nuevo truco para aprender con nuestra cuenta de Outlook web.

Para activar otros correos en Outlook debemos seguir una serie de pasos que veremos más adelante.

Sin embargo te recomendamos leer primero en este mismo artículo de que se trata esta opción.

Uso de la opción Otros correos en Outlook

El primer uso que se le da a la opción Otro correos en Outlook está referida a la posibilidad de mejorar los tiempos que utilizamos para consultar nuestros mensajes de correo electrónico nuevos.

En tal sentido la aplicación puede aprender sobre cuáles son los correos más importantes según el usuario del cual provengan.

Nuestro comportamiento con cada mensaje de correo electrónico repercutirá en la acción que tome Outlook cuando éstos lleguen a nuestra casilla.

Consideremos una cuenta de correo en la cual lleguen numerosos mensajes de forma diaria. Como usuario perdemos bastante tiempo el poder consultar los a todos. Supongamos además que se trata de mensajes de una importancia media en su mayoría y sólo un pequeño porcentaje requiere una acción inmediata. Con esta nueva característica o herramienta dichos mensajes serán prioritarios.

Otros correos intentará aprender cómo usamos el sistema en general. Para ayudar en el aprendizaje podremos mover los mensajes de correo de una pestaña a otra, sobre todo aquellos que creamos importantes desde «Otros correos» a a la zona de «Prioritarios».

Activar Otros correos en Outlook

Los pasos para activar la función de Otros correos en Outlook requiere que accedamos al menú con forma de rueda dentada ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Una vez allí pulsaremos “Opciones”. Esto sólo será posible en la versión más reciente de Outlook.com, si aún posees la anterior no podrás acceder a esta herramienta.

Una vez listos iremos al menú Correo y luego al submenú Procesamiento automático. Allí veremos una opción adicional denominada Otro correos, a ella accederemos pulsando sobre la misma.

A continuación marcaremos el comando que indica “Separar elementos identificados como Otros Correos”.

Activar Otros Correos en Outlook

Con esto nuestra opción estará configurada para ser activada, para que tome efecto debemos pulsar “Guardar”.

De esta forma siempre podrás comenzar a utilizar la sección de Otros correos en Outlook y, realizando el mismo procedimiento pero quitando la selección indicada anteriormente, es posible retornar al modo tradicional de trabajo.

Inconvenientes al importar identidades en Outlook para Mac

Los inconvenientes al importar identidades en Outlook para Mac son reportados por los usuarios de forma frecuente.

Inconvenientes al importar identidades en Outlook para MacEstos intentan llevar una identidad desde una versión más antigua a la más reciente de dicha aplicación y es allí donde surgen de forma más común.

Existe un gran número de errores que pueden suscitarse al intentar realizar el paso desde la versión de Outlook para Mac 2011 a Outlook para Mac 2016. Aquí te vamos a comentar cuales son los principales y más frecuentes para que puedas evitar al máximo los problemas.

Problemas al importar identidades desde Outlook para Mac 2011

En general el problema no será en Outlook para Mac 2011, este se presenta una vez que intentamos llevar nuestra identidad a una versión diferente de esta misma aplicación.

Es posible que recibamos errores del tipo: «Su identidad no se puede importar porque no se tienen permisos suficientes» o «Error al importar su identidad».

Frecuentemente todos estos inconvenientes se solucionan al instalar la versión más reciente de Outlook para Mac, en la actualidad es la 2016. Resulta ser que estas versiones ya poseen formas de solucionar los inconvenientes que son más frecuentes para los usuarios.

Adicionalmente es necesario saber que Outlook para Mac no es compatible con los siguientes formatos que generalmente son utilizados para exportar correos, contactos y otros tipos de información:

  1. Entourage 2004 y 2008
  2. Archivos de contactos separados por comas
  3. Archivos de almacenamiento de tipo RGE
  4. Problemas al importar identidades en Outlook para Mac 2016

Existen muchas otras incompatibilidades que podemos encontrar al importar identidades en Outlook para Mac 2016. Muchas de estas están originadas en la gran variedad de sistemas que hay para administrar correos electrónicos.

Dichos sistemas no están siempre en línea con los más utilizados del mercado (como es el caso de Outlook para Mac) y poseen formatos desconocidos que generan las incompatibilidades más frecuentes.

Con esta información seguramente puedas sortear los errores más comunes que aparecen al intentar llevar identidades a la versión de Outlook para Mac 2016.