Pasos para compartir archivos en OneDrive

Aquí vamos a ver los pasos para compartir archivos en OneDrive:

Pasos para compartir archivos en OneDriveYa en otras ocasiones hemos visto cómo podemos compartir archivos en OneDrive y esta no es la primera vez que tratamos este tema.

Ocurre que la constante actualización del sistema de outlook.com nos obliga a repasar cada uno de los pasos que nos llevarán a completar esta acción en la actualidad.

La tarea se presenta muy simple de llevar a cabo, sobre todo para usuarios experimentados. No obstante, es necesario que hagamos una revisión con el fin de estar seguros de la acción que estamos llevando a cabo.

Consejos antes de compartir archivos en OneDrive

En todas estas acciones, sobre todo si aún no sabemos cómo se realiza el procedimiento, es necesario verificar cuidadosamente qué tipo de archivo estamos compartiendo.

El sistema compartirá por defecto el archivo en modo edición. Esto quiere decir que la otra persona que reciba los permisos de acceso al mismo tendrá la posibilidad de modificarlo a su gusto.

Esto puede ser un verdadero inconveniente y también veremos aquí como podemos brindar permisos para sólo visualizar el contenido.

Compartir archivos en OneDrive

Ahora iremos directo al grano: Veremos los pasos a seguir con el fin de compartir archivos en OneDrive. Comenzaremos por acceder a nuestro espacio en la nube, al servicio que nos ofrece Microsoft que se denomina OneDrive.

Una vez dentro, y visualizando todos los archivos, incluido aquel que deseamos compartir con alguien más, pulsaremos con el botón secundario del mouse (generalmente el derecho) sobre el documento.

Veremos entonces la aparición de un menú contextual donde podemos tomar acción sobre diferentes comandos. Pulsamos sobre “Compartir” para seguir adelante con nuestro objetivo.

Veremos entonces la aparición de una ventana flotante con dos grandes opciones “Obtener un vínculo” o “Correo electrónico”.

compartir archivos en OneDriveLa opción que nos interesa en esta ocasión es la última. De esta forma enviaremos un correo electrónico a cada uno de los integrantes de lo que será nuestro grupo de trabajo.

Aquí vamos a hacer un paréntesis y decir que, para cambiar los permisos sobre el archivo actual debemos pulsar “Administrar permisos”.

Veremos entonces la aparición de una barra lateral derecha en donde se nos muestra que personas tienen acceso a dicho archivo. Como dato adicional conoceremos si está “Puede editar” o “Puede ver”, donde se muestra este dato también es posible realizar una modificación sobre los privilegios de cada uno en particular.

Siguiendo adelante con nuestro objetivo de compartir el documento, y habiendo cursado “Correo electrónico”, llega el momento de escribir un nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que recibirá el acceso.

Compartir onedriveAdemás podemos incluir un mensaje personal en esta invitación, esto se debe al simple hecho de que se enviará un mensaje de correo electrónico a nuestro destino para informar sobre el enlace de acceso. Esto sirve además  para que se tome conocimiento sobre la nueva adquisición de privilegios.

 

Cuando estemos listos pulsaremos la opción “Compartir” para dar paso al envío del nuevo correo y establecer los accesos sobre el documento actual.

De esta forma habremos finalizado los pasos que debemos conocer para poder compartir un documento en OneDrive.

Compartir documentos de OneNote Online

Existe una opción exclusiva para compartir documentos en OneNote Online con nuestros contactos o con colegas. La misma puede ser utilizada para brindar un acceso (o varios) a los documentos de forma individual, estableciendo en cada caso la posibilidad de editar o sólo visualizar.

Compartir documentos de OneNote OnlineA medida que trabajamos en un documento de OneNote Online este cambia, no obstante su actualización es inmediata en caso de que haya otras personas trabajando sobre el mismo. A continuación vamos a conocer más detalles sobre lo que implica compartir un archivo de OneNote Online y los pasos que debemos seguir para lograr este objetivo.

Consecuencias de compartir documentos de OneNote online

Una vez que brindamos acceso a un documento de OneNote online desde nuestra cuenta de Outlook.com y Office Online otras personas podrán editar o, como mínimo, visualizarlo. Esto requiere por nuestra parte cierta consideración sobre quienes serán los destinatarios de dicho privilegios para evitar inconvenientes en el futuro.

Una persona con acceso a nuestros archivos podrá tomar la información del documento pero también, en ciertos casos, ingresar nuevos datos o eliminar los existentes.

En el futuro, una vez que hemos brindado acceso o compartido cualquiera de los archivos, es posible quitar los privilegios a una o todas las personas que estén accediendo a nuestros documentos.

Cómo compartir documentos de OneNote

El primer paso para compartir documentos de OneNote requiere que accedamos a nuestra cuenta de Outlook.com y desde allí a OneDrive.

Una vez listos ingresaremos a aquel documento de OneNote Online en el cual queramos hacer uso conjunto con otras personas.

En su interior, y ya listos para trabajar en el mismo encontraremos la opción “Compartir” en la barra superior. La pulsamos para seguir adelante.

Compartir archivos de OneNote OnlineAquí tenemos que escoger entre los contactos a los cuales vamos a compartir el documento actual. El ingreso se hace de forma tal cual como enviamos un nuevo correo electrónico e incluso podemos establecer un correo electrónico de una persona que no se encuentra en nuestros contactos.

Los destinatarios recibirán un nuevo e-mail informando sobre el archivo que ha sido compartido y este incluirá un enlace para acceder al mismo.

Si has seguido los pasos vistos hasta aquí habrás terminado el procedimiento para compartir documentos en OneNote Online.

Compartir una foto de OneDrive desde Windows 10

Una nueva opción nos permite compartir una foto de OneDrive desde Windows 10. Así, es posible obtener el enlace directo a cualquier fotografía, o incluso una carpeta, que esté almacenada en OneDrive.

Compartir una foto de OneDrive desde Windows 10Posteriormente podremos realizar cualquier tipo de acción con el enlace en cuestión.

Generalmente se utiliza para enviarlo por correo electrónico a una o varias personas que podrán acceder a la información.

Cómo compartir una foto de OneDrive desde Windows 10

El primer paso que nos permitirá aprender como compartir una foto de OneDrive desde Windows 10 es acceder a la carpeta correspondiente en nuestro ordenador. La misma debe encontrarse dentro de “OneDrive” y sincronizada con este servicio en la nube.

Una vez listos pulsaremos con el botón secundario del mouse (generalmente el derecho). Entre las opciones que aparecen a continuación seleccionaremos “Compartir un vínculo de OneDrive”.

Tengamos en cuenta que esta opción es igualmente útil para compartir una fotografía, un documento de Office Online o incluso una carpeta completa.

Una vez que el sistema haya obtenido el enlace lo almacenará en el portapapeles. Obtendremos un mensaje de confirmación en la esquina inferior derecha de la pantalla, a partir de allí ya podemos insertarlo en cualquier lugar que sea necesario.

vinculo para compartir en onedrive

Compartir el vínculo a una imagen de OneDrive

Hasta el momento, cada vez que teníamos la necesidad de compartir el vínculo a imagen de OneDrive debíamos acceder a este servicio de almacenamiento en la nube a través de nuestro navegador de Internet. Allí, una vez identificada la imagen en cuestión debíamos proceder a seleccionar la opción “Compartir”.

Compartir el vínculo a una imagen

El enlace obtenido es el mismo en todos los casos. Simplemente, esta nueva opción de Windows 10, nos permite trabajar de forma más dinámica y obtener los enlaces de una manera más simple.

Además, la opción no se diferencia en gran medida de utilizar “Insertar” y “Compartir desde OneDrive”. Estas se encuentran en el formulario de redacción del nuevo correo electrónico. No obstante, esta función sólo se limitaba al envío de correos a través de Outlook.com.

Insertar y Compartir desde OneDrive

De ahora en más, con la opción para compartir una foto de OneDrive desde Windows 10 podremos pegar el enlace obtenido en diferentes sistemas de correo electrónico tales como Yahoo Mail o incluso Gmail.

Compartir un álbum de fotos en OneDrive

Aprendamos a compartir un álbum de fotos en OneDrive con aquellas personas que deseemos puedan visualizar las fotografías contenidas en el mismo.

Compartir un álbumSe trata de una opción muy fácil de llevar a cabo y que tiene como único requisito es crear un álbum de fotos previamente.

Una vez que hayamos compartido las diferentes imágenes del álbum en cuestión nuestros contactos podrán tener acceso a las mismas tantas veces lo deseen.

También aprenderemos a dejar de compartir uno o todos los álbumes contenidos en nuestra cuenta de OneDrive.

¿ Cómo compartir un álbum de fotos en OneDrive ?

El primer paso que nos enseñará como podemos compartir un álbum de fotos en OneDrive requiere que accedamos a este servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.

Una vez dentro nos dirigiremos al apartado denominado “Fotos” y que se encuentra en la barra lateral izquierda.

Dentro del apartado “Fotos” accederemos a “Álbumes”. Allí podremos visualizar cada uno de los álbumes contenidos en nuestra cuenta, seleccionaremos aquel que resulte de nuestro interés.

fotos en OneDrive

Finalmente, y dentro del álbum en cuestión, encontraremos una gran cantidad de opciones referidas a la administración del mismo. Pulsaremos sobre “Compartir” para dar paso a las opciones siguientes.

Compartir un álbum de fotos en OneDrive

Aquí nos encargaremos de establecer cada uno de los contactos que van a tener acceso al álbum de forma posterior completando el campo “Para”. También podemos establecer una nota rápida que informe a nuestros contactos a través de un correo electrónico sobre el objetivo del álbum.

Compartir álbum fotos

Para terminar pulsamos “Compartir” y aguardamos hasta que el sistema regrese a las fotografías del álbum. En caso de no estar conformes con el álbum a compartir siempre podremos seleccionar “Cerrar” evitando así el envió del correo electrónico correspondiente y manteniendo la configuración como hasta el momento.

Consideraciones al compartir un álbum de fotos en OneDrive

A la hora de desear compartir un álbum de fotos en OneDrive debemos tener ciertas consideraciones. La primera es sobre las imágenes que estamos a punto de compartir estas deben ser aptas para ser visualizadas por alguien más además de nosotros mismos.

En muchos casos los usuarios no toma las precauciones correspondientes compartiendo fotografías con personas que no deben. Por lo tanto, es necesario asegurar los correos electrónicos que ingresamos en el campo “Para” antes de continuar.

Compartir un documento de PowerPoint Online

En esta ocasión vamos a aprender a compartir un documento de PowerPoint online. Nos referimos a la aplicación de Office denominada PowerPoint en su versión online.

Compartir un documento de PowerPoint Online

Recordemos que cualquier usuario con una cuenta Outlook en Outlook.com puede acceder a los beneficios de PowerPoint directamente desde su navegador. Además, es posible compartir las presentaciones de PowerPoint con nuestros colegas o el público en general.

Cómo compartir un documento de PowerPoint Online

Para comenzar, de manera obligatoria, será necesario iniciar sesión con nuestra casilla de correo en Outlook.com.

A continuación nos dirigimos a OneDrive para evitar una presentación de PowerPoint online existente. También podremos ingresar directamente a PowerPoint online para crear una nueva presentación. En todos los casos podemos valernos de la barra superior del entorno de Outlook.com para llegar hasta nuestro objetivo.

Una vez que nos encontremos preparados para compartir un documento de PowerPoint online nos dirigimos al menú “Archivo” y luego a “Compartir”. A continuación pulsaremos sobre “Comparta con personas”.

A continuación aparecerá ante nosotros una nueva ventana donde podremos completar la configuración y los detalles sobre nuestro documento a compartir. Situándonos en la pestaña “Obtener un vínculo” pulsaremos “Crear vínculo”. En caso de desear prohibir la edición del documento seleccionaremos previamente “Sólo lectura”.

Recibiremos finalmente un enlace que podemos compartir con nuestros contactos de la manera que nos resulte más cómoda. Incluso podemos compartirla Facebook y otras redes sociales directamente desde la ventana de configuración.

Precauciones al compartir un documento de PowerPoint Online

A la hora de compartir un documento de PowerPoint online debemos tener en cuenta el tipo de privilegios que tendrán los usuarios que tengan acceso al mismo. Estamos hablando de la posibilidad brindar la capacidad de editar los documentos a estos usuarios o de tan sólo visualizarlos. Es por ello que debemos tener en cuenta con quienes vamos a compartir esta información permitiendo la posibilidad de la edición sólo aquellos que sean de confianza y/o parte de un equipo de trabajo.

En todos los casos en los cuales compartamos el enlace o vínculo a nuestro documento (presentación) de manera pública se recomienda utilizar sólo la opción de visualización.

En caso de ser necesario, al momento de copiar el enlace obtenido podemos pulsar la opción “Acortar vínculo” lo cual nos brindará un enlace mucho más entendible y simple de compartir. Además, podemos crear múltiples enlaces si seleccionamos la opción “Crear otro vínculo”.

Esta es la forma que Microsoft nos ofrece para compartir un documento de PowerPoint online con todas aquellas personas que sea necesario.