Configurar la lista de contactos en tu cuenta Outlook

A la hora de configurar la lista de contactos en tu cuenta Outlook dentro de la web Outlook.com debes conocer cada una de las opciones que te permite modificar la misma.

Con esto nos referimos a filtrar los contactos, y la forma de visualización. Estas opciones son simples y se encuentran a mano en el apartado de contactos de tu casilla de correo electrónico.

Lista de contactos de Outlook.com

La lista de contactos de Outlook.com es aquella que nos permite observar todos los contactos que tenemos añadidos en nuestra agenda. Estos fueron agregados de manera manual a lo largo del tiempo.

Generalmente son personas con las que hemos intercambiado correos electrónicos pero también es posible agregarlos aunque jamás hayamos enviado o recibido un correo a o desde esa dirección.

Cómo configurar la lista de contactos de Outlook.com

Nuestra intención es poder configurar la forma de visualizar la lista de contactos de Outlook.com. Para esto, y de manera obligatoria deberás iniciar sesión con tu casilla de correo y a continuación acceder al apartado de contactos. Este último paso puedes realizarlo a través de la barra superior de Outlook.com.

Cuando te encuentres en los contactos verás en la barra lateral izquierda todas las personas que posees agendarlas. Éstas, pueden estar indicadas por su nombre o solamente por la dirección de correo electrónico.

Para configurar la lista de contactos de Outlook.com accede al menú desplegable con forma de rueda dentada ubicado en la esquina superior derecha. Inmediatamente veras en pantalla diferentes opciones denominadas: Filtrar todos los contactos, Orden de visualización y finalmente Criterio de ordenación.

Configurar la lista de contactos de Outlook.comCada una de estas opciones nos permiten realizar cambios en la forma de visualizar los contactos. Conozcamos un poco más sobre cada una.

Filtrar todos los contactos: nos permite seleccionar que contactos visualizar filtrando por contactos de Outlook.com o contactos de Messenger.

Orden de visualización: selecciona la forma de visualizar los contactos por nombre de pila o apellido y luego nombre. Esta hace referencia al la forma en la que vemos el nombre de cada contacto, por ejemplo, “Mariano Ignacio Pérez” o “Pérez, Mariano Ignacio”.

Criterio de ordenación: indica si los contactos deben ser ordenados de manera alfabética en referencia a su nombre o su apellido.

Estas son todas las opciones que por el momento tenemos a nuestra disposición para configurar la lista de contactos en tu cuenta Outlook dentro de Outlook.com.

El número máximo de contactos en Outlook.com

Por si no lo sabías, tu cuenta Outlook en la web de Outlook.com posee un límite en el número de contactos que puedes administrar.

El número máximo de contactos en Outlook.com es de 1500 entradas de agenda. Este número puede resultar inalcanzable para algunos usuarios casuales del servicio.

Mientras tanto, para otros puede resultar un número algo escaso; sobre todo para aquellos usuarios frecuentes y de muchos años.

Cuál es el máximo de contactos en Outlook.com

número máximo de contactos en Outlook.comComo dijimos anteriormente el número máximo es de 1500 entradas de agenda. Sin embargo, este límite es posible ampliarlo en el caso de las versiones pagas de Outlook.com. Extendiendo así 3000 y 10,000 los límites, ideal para aquellas personas exigentes.

En qué casos podríamos alcanzar el máximo de contactos en la agenda de Outlook.com.

Consideremos por ejemplo un usuario que administrar una empresa. La misma posee una cartera de clientes muy amplia. La empresa puede ser pequeña y optar por un servicio gratuito como Outlook.com en su versión free, mientras que los 1500 contactos resultarían completamente inútiles.

Otro ejemplo se presenta en aquellos usuarios que utilizaban el cliente de correos de Outlook (estamos hablando de la versión de escritorio del cliente y que viene junto al pack de Office) y decidieron migrar a Outlook.com. Siguiendo la tendencia de almacenar todo en la nube llevaron su agenda de contactos desde Outlook a Outlook.com.

Encontrando en el camino que la versión gratuita de este servicio no les permitía almacenar todos los contactos que había recopilado durante años de trabajo.

Entonces ahora ya sabes las limitaciones y en base a esto puedes elegir mejor que servicio escoger para ti y para tu empresa.

Crear un grupo de contactos en Outlook

Para poder crear un grupo de contactos en Outlook debemos seguir una serie de pasos, muy similares a crear un contacto tradicional.

La función para crear grupos de contactos en Outlook nos permite agrupar a varias personas en una sola entrada de la agenda de contactos. El beneficio más notorio de esta práctica se encuentra en ahorrar tiempo a la hora de redactar mensajes a determinados grupos como pueden ser:

  • familiares
  • amigos
  • compañeros de trabajo
  • compañeros de universidad
  • … y todo lo que se te pueda imaginar.

Cómo crear un grupo de contactos en Outlook

Para comenzar debes haber iniciado sesión con tu cuenta de correo Outlook. Posteriormente ingresa en la agenda de contactos mediante la barra superior.

Crear un grupo de contactos en Outlook

Cuando estés dentro despliega el menú “Nuevo” y en el selecciona “Nuevo Grupo“. A la hora de crearlo deberás brindar su nuevo nombre, en nuestro caso “Familiares”, también ingresa los miembros que lo integrarán uno a uno.

Finalmente presionar “Guardar” para crear el grupo.

Los grupos de contactos se encuentran junto a los contactos habituales, diferenciados únicamente por el ícono que lleva cada uno. Para acceder a cada grupo y conocer quienes lo integran simplemente haz clic en el.

Utilizar un grupo de contactos en Outlook

En la práctica, inserta los grupos de la misma forma que lo haces con los contactos habituales. Los destinatarios incluidos en cada grupo recibirán una copia del mensaje. Es aquí en donde notamos utilidad de poseer grupos de contactos para enviar mensajes a varios contactos de manera rápida.

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Cómo limpiar los contactos de Outlook.com

Los contactos duplicados en Outlook.com no suelen representar un gran problema para la mayoría de las personas con una cuenta Outlook.

Sin embargo para aquellos que trabajan con su correo electrónico continuamente y poseen una gran cantidad de contactos, el orden de los mismos es fundamental para evitar errores de cualquier tipo.

La agenda de contactos de Outlook.com cuenta con una función llamada limpiar contactos. Dicha función nos permite detectar y eliminar contactos duplicados de manera fácil y con cierta agilidad. En esta ocasión veremos cómo se ejecuta la limpieza de contactos de Outlook.com.

Mantenimiento de contactos en Outlook

Para comenzar y como requisito fundamental es necesario iniciar sesión en Outlook.com, en la misma cuenta donde posee tus contactos. Luego, una vez dentro, es necesario que desplaces la barra superior para acceder a los demás servicios de Outlook.com. Entre los cuatro íconos que aparecen en pantalla elige Contactos, en color rojo.

Cuando por fin estés dentro de la agenda de contactos de Outlook.com, selecciona Administrar en la barra superior. Dentro de la misma tendrás acceso a un abanico de funciones, la que nos interesa es Limpiar contactos.

Fusionar contactos duplicadosLa limpieza de contactos se encargará de buscar todo aquellos nombres y direcciones de la agenda que parezcan ser iguales. Está en ti decidir manualmente cuales limpiar y cuales no. Para finalizar presionar Limpiar en la parte inferior de la pantalla.

Eliminar contactos duplicados

Como consideración adicional debemos aclarar que los datos no son eliminados completamente. El efecto se que produce en realidad es una fusión de contactos que une los datos de cada uno en una única entrada de la agenda. La ventaja de que no se borren definitivamenteestos contactos duplicados es que se minimiza la posibilidad de perder datos en el proceso.

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Recuperar contactos en Outlook

Puede darse el caso en que hayas eliminado por error a un contacto y quieres enviarle un mensaje después. Si no recuerdas el correo puede ser que no puedas enviar este mensaje, salvo que sigas nuestras instrucciones para recuperar un contacto en Outlook. Como veremos es sencillo recuperar contactos en Outlook, tan sólo sigue nuestras indicaciones.

Recuperando un contacto en Outlook paso a paso

outlook-contactos

Siempre que queremos hacer algo en Outlook tenemos que hacer el primer paso, que no es otro que entrar con nuestra dirección de correo electrónico y contraseña. Una vez dentro nos vamos hasta la parte superior de la bandeja de entrada, donde nos encontramos con tres grandes banners, uno de ellos nos llevará hasta contactos.

En esta nueva pantalla que nos aparecerá pulsamos en “Administrar” y por último nos vamos hasta “Restaurar contactos eliminados.” Nos aparecerá una gran lista con todos los contactos eliminados y seleccionamos aquellos que queremos restaurar y que vuelvan a aparecer como nuestros contactos.

Hecho esto pulsamos en restaurar y listo, ya tendremos recuperados nuestros contactos y podremos comenzar a escribirles correos.

Recuperar varios contactos en Outlook

En las opciones de Outlook, tal como hemos visto, es posible no solo recuperar un contacto. También podemos recuperar varios contactos si pulsamos en todos los que queremos recuperar. Vamos seleccionándolos y cuando estén todos marcados, entonces pulsamos en Restaurar. Así tendremos todos los contactos recuperar de golpe y no tenemos que ir uno a uno, lo que sería una tarea muy tediosa y pesada de hacer.

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