Pasos para compartir archivos en OneDrive

Aquí vamos a ver los pasos para compartir archivos en OneDrive:

Pasos para compartir archivos en OneDriveYa en otras ocasiones hemos visto cómo podemos compartir archivos en OneDrive y esta no es la primera vez que tratamos este tema.

Ocurre que la constante actualización del sistema de outlook.com nos obliga a repasar cada uno de los pasos que nos llevarán a completar esta acción en la actualidad.

La tarea se presenta muy simple de llevar a cabo, sobre todo para usuarios experimentados. No obstante, es necesario que hagamos una revisión con el fin de estar seguros de la acción que estamos llevando a cabo.

Consejos antes de compartir archivos en OneDrive

En todas estas acciones, sobre todo si aún no sabemos cómo se realiza el procedimiento, es necesario verificar cuidadosamente qué tipo de archivo estamos compartiendo.

El sistema compartirá por defecto el archivo en modo edición. Esto quiere decir que la otra persona que reciba los permisos de acceso al mismo tendrá la posibilidad de modificarlo a su gusto.

Esto puede ser un verdadero inconveniente y también veremos aquí como podemos brindar permisos para sólo visualizar el contenido.

Compartir archivos en OneDrive

Ahora iremos directo al grano: Veremos los pasos a seguir con el fin de compartir archivos en OneDrive. Comenzaremos por acceder a nuestro espacio en la nube, al servicio que nos ofrece Microsoft que se denomina OneDrive.

Una vez dentro, y visualizando todos los archivos, incluido aquel que deseamos compartir con alguien más, pulsaremos con el botón secundario del mouse (generalmente el derecho) sobre el documento.

Veremos entonces la aparición de un menú contextual donde podemos tomar acción sobre diferentes comandos. Pulsamos sobre “Compartir” para seguir adelante con nuestro objetivo.

Veremos entonces la aparición de una ventana flotante con dos grandes opciones “Obtener un vínculo” o “Correo electrónico”.

compartir archivos en OneDriveLa opción que nos interesa en esta ocasión es la última. De esta forma enviaremos un correo electrónico a cada uno de los integrantes de lo que será nuestro grupo de trabajo.

Aquí vamos a hacer un paréntesis y decir que, para cambiar los permisos sobre el archivo actual debemos pulsar “Administrar permisos”.

Veremos entonces la aparición de una barra lateral derecha en donde se nos muestra que personas tienen acceso a dicho archivo. Como dato adicional conoceremos si está “Puede editar” o “Puede ver”, donde se muestra este dato también es posible realizar una modificación sobre los privilegios de cada uno en particular.

Siguiendo adelante con nuestro objetivo de compartir el documento, y habiendo cursado “Correo electrónico”, llega el momento de escribir un nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que recibirá el acceso.

Compartir onedriveAdemás podemos incluir un mensaje personal en esta invitación, esto se debe al simple hecho de que se enviará un mensaje de correo electrónico a nuestro destino para informar sobre el enlace de acceso. Esto sirve además  para que se tome conocimiento sobre la nueva adquisición de privilegios.

 

Cuando estemos listos pulsaremos la opción “Compartir” para dar paso al envío del nuevo correo y establecer los accesos sobre el documento actual.

De esta forma habremos finalizado los pasos que debemos conocer para poder compartir un documento en OneDrive.

Envío de documentos de Office a través de WhatsApp

Las últimas semanas se había conocido la posibilidad del envío de documentos de Office a través de WhatsApp.

Envío de documentos de Office a través de WhatsAppEsta característica estaba sujeta solamente a los documentos de Word (y solo en las versiones más recientes del procesador de textos). La novedad está relacionada con la ampliación de esta característica a las diferentes aplicaciones que componen la suite de Office.

Documentos de Office y WhatsApp

Esta novedad obedece a una estrategia por parte de ambas empresas de relacionar los servicios brindados por las mismas. De esta forma se produce un acercamiento que beneficia a los usuarios finales de ambos servicios.

Sí eres usuario de documentos de Office, a través de la versión móvil de la aplicación, seguramente te encuentres ante la necesidad de realizar un envío rápido de cualquier documento de Word, Excel, OneNote o PowerPoint. Esta puede ser la solución que estabas necesitando.

Esto permitirá que los usuarios tomen WhatsApp como una herramienta más en sus actividades laborales cotidianas. Una tendencia cada vez más creciente entre las diferentes empresas.

Utilizar WhatsApp para enviar archivos de Office

A pesar de esto aún existen muchos usuarios reticentes a utilizar WhatsApp para enviar archivos de Office, sobre todo en aquellas grandes empresas o donde la información puede ser sensible. Para estos casos se sigue recurriendo a las versiones empresariales de Skype (Skype for Business)

No obstante, esta mejora en la calidad de las prestaciones brindadas por WhatsApp puede beneficiar notablemente a estudiantes. El envío de este tipo de documentos puede ayudar a acortar las distancias y mejorar la productividad.

Se espera que el envío de documentos de Office a través de WhatsApp sea sólo el comienzo y que, en el futuro, se amplíe aun más el tipo de archivos que es posible transmitir a través del servicio de comunicaciones móviles líder del mercado.

Visualizar documentos adjuntos desde el navegador

En caso de necesitar visualizar documentos adjuntos desde el navegador cuando nos encontramos utilizando Outlook.com debemos aprovechar las opciones que el sistema nos ofrece.

Visualizar documentos adjuntos desde el navegadorEste servicio, desde hace ya algunos meses, nos permite visualizar un gran número de documentos directamente desde nuestro navegador.

Esto significa que no debemos descargar el archivo en el ordenador para su ejecución posterior de forma local. En esta ocasión, y sea que resulta un procedimiento muy similar de llevar a cabo conoceremos como podemos visualizar documentos PDF en línea.

Visualizar un PDF en línea en Outlook.com

Comenzaremos por aprender como visualizar un PDF en línea en Outlook.com:

Utilizaremos para esto dos caminos diferentes, en el primero supondremos que el documento ha llegado a nosotros mediante un correo electrónico. Posteriormente indicaremos como abrirlo en caso de que se encuentre almacenado en OneDrive.

Cuando recibimos documentos PDF como adjuntos en Outlook.com estos tienen un aspecto en color naranja, muy similar a las presentaciones de PowerPoint. Al acceder al correo electrónico podremos visualizarlo en la parte superior, justo por debajo del encabezado del mensaje.

Pulsando con el botón primario del mouse (generalmente el izquierdo) el sistema nos propondrá una serie de opciones a escoger a través de un menú contextual. Para continuar seleccionaremos “Ver en línea”.

Luego de unos instantes, tiempo que podrá variar de acuerdo a nuestra conexión a Internet del tamaño del documento, estaremos en condiciones de visualizarlo directamente desde Word Online.

De igual manera que hemos visto este documento adjunto, es posible visualizar los archivos PDF almacenados en OneDrive. Para esto nos dirigimos hasta el apartado correspondiente y pulsamos sobre el archivo PDF en cuestión.

Seremos trasladados entonces a Word Online donde el contenido del documento estará a la vista.

Ver datos adjuntos en Outlook.com

De igual manera que pudimos visualizar un PDF línea se podrá ver otros tipos de datos adjuntos en Outlook.com. Variará en cada caso el tipo de aplicación online que lleve a cabo la tarea, en caso de ser incompatible el sistema no nos ofrecerá ninguna aplicación.

Estas técnicas para ver datos adjuntos en Outlook.com nos permiten ahorrar tiempo a la hora de consultar documentos. Además, se evita la duplicación de contenido que luego debe ser eliminado manualmente con la consecuente pérdida de tiempo.

En caso de tener inconvenientes para poder visualizar cualquier tipo de documento es recomendable iniciar sesión en un navegador diferente repetir los pasos aquí indicados.

Podremos visualizar documentos adjuntos desde el navegador cada vez que sea necesario y siempre que contemos con una conexión a Internet.

Dónde se almacenan los documentos de Word Online

Una duda frecuente entre los usuarios de Office Online está referida a dónde se almacenan los documentos de Word Online. Veamos todos los detalles para que no pierdas la información almacenada en tu cuenta.

Dónde se almacenan los documentos de Word OnlineEn general, Word Online no modifica la ubicación donde se guardan los nuevos documentos generados por los usuarios. Esto lo hace predecible y nos permite hallar de forma rápida y segura todos los archivos que hemos almacenado anteriormente.

Dónde están guardados los documentos de Word Online

Para poder conocer donde están guardados los documentos de Word Online recomendamos acceder a nuestra cuenta de Outlook.com y, desde allí, comenzar este tutorial.

A continuación nos dirigimos a OneDrive, para esto podemos utilizar el lanzador de aplicaciones ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Una vez dentro nos encargaremos de encontrar e ingresar en la carpeta “Documentos”. Allí podremos observar todos los documentos de Word Online y del resto de las aplicaciones de Office Online.

Esta es la carpeta que la configuración de fábrica de OneDrive y Office Online establecen para almacenar los nuevos documentos generados.

Abrir archivos de Word Online

Para abrir archivos de Word Online simplemente pulsamos sobre el icono del documento correspondiente. El sistema generará una vista previa del archivo en cuestión.

Para poder modificarlo pulsaremos el menú desplegable “Modificar documento” en la barra superior y luego la aplicación en la cual deseamos realizar la edición.

Esta configuración sólo es aplicable si mantenemos la configuración de fábrica. En caso de haber establecido Dropbox, a una carpeta diferente como destino para los nuevos documentos la carpeta y el espacio de almacenamiento en el cual se encuentran nuestros archivos variará.

Editar documentos en Excel Online

La posibilidad de editar los documentos en Excel Online se encuentra disponible desde hace ya un largo período en Outlook.com y Office Online.

Editar documentos en Excel OnlineNo obstante, existen ciertas características y opciones que varían a lo largo del tiempo aquí vamos a plantear una de ellas con el fin de despejar dudas.

Cuando nos disponemos a editar documentos en Excel Online podemos acceder a los mismos mediante diferentes opciones en pantalla. Todas tienen por objetivo acceder a esta aplicación a través de nuestro navegador de Internet, aunque no todas nos permitirán comenzar la edición de forma inmediata.

Visualizar documentos de Excel Online

En primer lugar veremos una opción que simplemente nos permitirá visualizar documentos de Excel Online, la edición deberá ser activada de forma posterior en caso de ser necesario.

Para esto nos dirigimos al menú ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, también conocido como lanzador de aplicaciones. En el nos encargaremos de seleccionar “Excel Online“.

De esta forma llegaremos a la pantalla de bienvenida de Excel Online. Se trata de un sitio donde podemos encontrar diferentes tipos de plantillas a utilizar, seleccionar las fuentes desde las cuales abrir los documentos de Excel (OneDrive, Dropbox, etc.) y visualizar los documentos recientes.

Nos encargamos entonces de seleccionar cualquiera de los documentos recientes existentes en el listado. Es así entonces como seremos llevados a una pantalla donde visualizar todo el contenido del archivo.

No obstante, esta pantalla sólo nos permite ver y no editar el documento. Para proceder a ello pulsamos “Editar libro”, una opción desplegable que dará paso a dos comandos diferentes.

Modificar en Excel y cambiar en Excel Online

Modificar o cambiar documentos en Excel Online

Mediante “Modificar en Excel” accederemos a la versión completa de esta aplicación, que debemos tener instalado en nuestro ordenador y contar con la licencia válida.

También esta disponible la opción “Cambiar en Excel Online” que dará paso a la edición directamente a través de nuestro navegador. Se trata de la versión gratuita aunque con ciertas opciones reducidas.

Abrir Documento de Excel en OneDrive

Es necesario añadir además que cada vez que creamos un nuevo documento en Excel Online este sea se encuentra disponible para su edición de forma automática sin la necesidad de seleccionar las opciones nombradas anteriormente. Además, si accedemos al documento directamente desde OneDrive también tendremos habilitada la edición.