Si deseamos asignar categorías mediante reglas en Outlook.com contamos con una opción que nos permitirá ahorrar tiempo en su creación. De esta forma, podremos establecer categorías automáticamente a diferentes remitentes de los cuales recibimos correos recurrentemente.
Podemos observar que esta opción da como resultado la creación de una regla aunque no tengamos que recorrer todos los pasos que habitualmente son requeridos. Conozcamos más detalles a continuación para aprender a utilizar esta herramienta.
Cómo asignar categorías mediante reglas en Outlook.com
El primer paso para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com requiere que identifiquemos un remitente de correos electrónicos al cual asignar una categoría determinada. A continuación podemos acceder a un mensaje del mismo o seleccionarlo mediante la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre en el listado de correos.
El siguiente paso requerirá que desplegaremos el menú «Categorías» que se encuentra en la barra superior del entorno de Outlook.com. Allí podremos observar las diferentes categorías que podremos asignar de forma manual y puntual. Además podemos crear una categoría en el mismo momento.
No utilicemos ninguna de las opciones indicadas anteriormente, sino que seleccionaremos «Aplicar a todo desde…». Esta opción ha sido añadida recientemente y nos permitirá crear una regla en este mismo momento y sin la necesidad de acceder al panel de administración de las mismas.
Podemos observar a continuación la aparición de una nueva ventana, flotante, y que nos permitirá concluir con la creación de la nueva regla. Allí podremos observar que la categoría se asignará a todos los correos electrónicos de este remitente, adicionalmente podemos indicar que se aplique también para los mensajes futuros. Es precisamente allí, mediante la utilización de esta última opción, que se establece una regla que actuará de aquí en más.
Ahora, y para finalizar el procedimiento, pulsaremos la opción «Categorizar todo». En pocos instantes la categoría estará tan establecida a todos los correos electrónicos de este contacto y, además, en caso de recibir nuevos mensajes se les asignará la misma.
Ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com
Las ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com están a la vista. Nos ahorrará tiempo evitando tener que establecer la categoría cada vez que recibimos el mensaje. Además será posible filtrar los mensajes mediante esta categoría en particular.
En caso de ser necesario, también es posible asignar más de una categoría simultáneamente y que estas se repitan en el futuro. Como pudimos ver hasta aquí, resulta muy interesante la herramienta para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com con la que contamos actualmente.