Asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

Si deseamos asignar categorías mediante reglas en Outlook.com contamos con una opción que nos permitirá ahorrar tiempo en su creación. De esta forma, podremos establecer categorías automáticamente a diferentes remitentes de los cuales recibimos correos recurrentemente.

Asignar categorías mediante reglas en Outlook.comPodemos observar que esta opción da como resultado la creación de una regla aunque no tengamos que recorrer todos los pasos que habitualmente son requeridos. Conozcamos más detalles a continuación para aprender a utilizar esta herramienta.

Cómo asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

El primer paso para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com requiere que identifiquemos un remitente de correos electrónicos al cual asignar una categoría determinada. A continuación podemos acceder a un mensaje del mismo o seleccionarlo mediante la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre en el listado de correos.

El siguiente paso requerirá que desplegaremos el menú «Categorías» que se encuentra en la barra superior del entorno de Outlook.com. Allí podremos observar las diferentes categorías que podremos asignar de forma manual y puntual. Además podemos crear una categoría en el mismo momento.

No utilicemos ninguna de las opciones indicadas anteriormente, sino que seleccionaremos «Aplicar a todo desde…». Esta opción ha sido añadida recientemente y nos permitirá crear una regla en este mismo momento y sin la necesidad de acceder al panel de administración de las mismas.

Podemos observar a continuación la aparición de una nueva ventana, flotante, y que nos permitirá concluir con la creación de la nueva regla. Allí podremos observar que la categoría se asignará a todos los correos electrónicos de este remitente, adicionalmente podemos indicar que se aplique también para los mensajes futuros. Es precisamente allí, mediante la utilización de esta última opción, que se establece una regla que actuará de aquí en más.

Ahora, y para finalizar el procedimiento, pulsaremos la opción «Categorizar todo». En pocos instantes la categoría estará tan establecida a todos los correos electrónicos de este contacto y, además, en caso de recibir nuevos mensajes se les asignará la misma.

Ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

Las ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com están a la vista. Nos ahorrará tiempo evitando tener que establecer la categoría cada vez que recibimos el mensaje. Además será posible filtrar los mensajes mediante esta categoría en particular.

En caso de ser necesario, también es posible asignar más de una categoría simultáneamente y que estas se repitan en el futuro. Como pudimos ver hasta aquí, resulta muy interesante la herramienta para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com con la que contamos actualmente.

Administrar categorías

El procedimiento para administrar categorías en Outlook.com puede resultar complicado para algunos usuarios. Sin embargo, no es algo que debamos configurar a diario y sus resultados serán de gran utilidad.

Las categorías en Outlook.com son establecidas de forma automática y manual. En este caso, aprenderemos a visualizarlas en el panel lateral izquierdo de nuestra casilla.Administrar categorías en Outlook.com

Nuevo menú para administrar categorías en Outlook.com

Existe también un nuevo menú para administrar categorías en Outlook.com, vez que hablamos hace ya algunos días. Recordemos que se encuentra dentro del menú con forma de rueda dentada y bajo el nombre de «Administrar categorías».

Al acceder en dicho menú tendremos la posibilidad de administrar las categorías de Outlook.com hasta el más mínimo detalle. Conozcamos a continuación las opciones que encontraremos en el.

Cómo administrar categorías en Outlook.com

El panel para administrar categorías en Outlook.com es muy simple de utilizar. Al ingresar veremos que las mismas se encuentran divididas en dos sectores diferentes. Por una parte tenemos las categorías de Outlook.com que indican todas aquellas que han sido creadas por el sistema y no pueden ser eliminadas. Debajo de estas últimas podremos observar las categorías personales, creadas por nosotros mismos y que podemos añadir o quitar a discreción.

Podremos observar entonces cuatro columnas diferentes donde cada una tiene una finalidad específica. A continuación conoceremos cada columna en detalle.

La primera columna nos muestra el nombre de la categoría en sí. Esta columna se aplica tanto para las categorías de Outlook.com como las categorías personales.

La columna «Mostrar en panel de carpetas» indica en cada categoría si debe ser visualizada en el listado de vistas rápidas. Estas se encuentran debajo de las carpetas de nuestra casilla de correo.

Para el caso de la columna «Filtrar» nos permitirá seleccionar deseleccionar si la categoría en si debe ser filtrada. La marcamos si deseamos comenzar a filtrar esta categoría sin importar si se está mostrando en el panel de carpetas o no.

Una columna que sólo podremos encontrar en las categorías personales es «Quitar». La misma se utiliza para eliminar cada una de las categorías que hemos añadido previamente.

A lo ya nombrado debemos sumarle dos opciones adicionales. «Nueva categorías» nos permitirá añadir todas las categorías que creamos necesarias y que no haya sido creadas anteriormente. «Mostrar la columna de categoría en la lista de mensajes», al estar activada nos da la posibilidad de visualizar la categoría de cada correo electrónico en el listado de la bandeja de entrada y el resto de las carpetas.

Visualizar la categoría de cada correo electrónico

Para poder visualizar la categoría de cada correo electrónico debemos realizar una serie de pasos que configurarán Outlook.com para tal fin. A partir de entonces obtendrás una nueva columna con la categoría que corresponde a cada mensaje.

Columna para visualizar la categoría de cada correo electrónico

Por supuesto, esta opción no se limita solamente a la bandeja de entrada, aunque puede ser el lugar donde más la utilicemos. La nueva columna se sitúa entre el asunto y la fecha del correo electrónico.

Puedes probar esta opción y si no es de tu agrado siempre existe la posibilidad de revertir los cambios. Aquellas personas que trabajan frecuentemente con categorías en nuestra cuenta outlook dentro de Outlook.com encontrarán esta opción de mucha utilidad.

Cómo visualizar la categoría de cada correo electrónico

Para comenzar inicia sesión con tu casilla de correo habitual en Outlook.com. Cuando estés listo desplázate hasta la sección de «Vistas rápidas» en la barra lateral izquierda. Haz clic derecho sobre este título y selecciona «Administrar categorías». Si conoces otra forma de llegar hasta el formulario de administración de categorías también es válido y puede ser de utilidad.

Ahora, marca la opción «Mostrar la columna de categoría en la lista de mensajes». No será necesario guardar los cambios ya que estos se aplican automáticamente.

visualizar la categoría de cada correo electrónicoCuando regreses a la bandeja de entrada notarás una nueva columna que indica la categoría de cada uno de los correos electrónicos. Si no es posible visualizar la categoría de un correo electrónico entonces el sistema muestra la palabra «Categorías» en un color gris claro. Esto sucede debido a que no se le asignó una categoría al correo.

Agregar categorías en la bandeja de entrada de Outlook

Cada poco tiempo escribimos un nuevo artículo sobre cómo podemos ordenar nuestra bandeja de entrada de Outlook para que la gestión de correos sea más eficiente. Esto se debe a que tanto para nosotros como para el propio Outlook que tiene varias opciones, es fundamental que la navegación a través de los correos se ágil y rápido. Es por esto por lo que hoy vamos a ver cómo agregar categorías en la bandeja de entrada de Outlook.

Guía para agregar categorías en la bandeja de entrada de Outlook

categorias-outlook-correo

Como siempre que queremos realizar acciones dentro de nuestra cuenta de Outlook el primer paso es entrar en Outlook.com con nuestro correo electrónico y contraseña. Dentro nos dirigiremos hasta la bandeja de entrada y podremos comenzar nuestro tutorial. En este caso podremos comenzar a añadir categorías.

En la barra de herramientas de Outlook, en la parte superior de la bandeja de entrada tenemos una pestaña en donde se puede leer la palabra Categorías. Si queremos que un correo se vaya a alguna de estas categorías que Outlook ha creado por defecto lo seleccionamos y nos vamos hasta la barra de herramientas. Marcamos la categoría que queramos para este correo y automáticamente pasará a ser de esta categoría y lo podemos filtrar posteriormente pulsando en la categoría elegida.

Crear nuevas categorías en Outlook

Desde la pestaña de opciones podremos agregar nuevas categorías para poder ordenar nuestro correo tal como queramos. Podemos crear categorías de trabajo, estudio, etc. Tal como hacíamos con las carpetas ahora lo podemos hacer con categorías. Incluso podemos crear categorías dentro de carpetas para tener nuestro correo totalmente ordenado.