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Crear reglas para un grupo de correos electrónicos

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Para crear reglas para un grupo de correos electrónicos debemos seguir una serie de pasos que vamos a conocer en este tutorial:

Crear reglas para un grupo de correos electrónicosPodremos notar que Outlook.com ha evolucionado notablemente en la forma en la cual nos permite la creación de reglas, seleccionando grupos de mensajes o también estableciendo condiciones adicionales.

En base a lo que veremos aquí estaremos pudiendo crear reglas para varios mensajes de correo electrónico de forma simultánea. La condición será entonces verificada en base al remitente de cada e-mail.

Cómo crear reglas para un grupo de correos electrónicos

El primer paso para aprender cómo crear reglas para un grupo de correos electrónicos en Outlook.com requiere que accedamos a nuestra cuenta de la forma en que lo hacemos habitualmente. Nos dirigiremos entonces a “Outlook.com” sin comillas para comenzar a trabajar.

 

Una vez allí seleccionaremos los mensajes sobre los cuales deseamos crear la regla en cuestión. La selección se lleva a cabo pulsando en el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada correo electrónico.

Seguidamente nos dirigiremos al menú superior, desplegando aquel con forma de puntos suspensivos y pulsando “Crear regla” entre las opciones que aparecen en pantalla.

En este punto vale la pena una aclaración, al tratarse de mensajes de diferentes remitentes, la dirección de correo electrónico de los mismos será agregada de forma automática en la condición.

Como acción para la regla actual elegiremos, en nuestro caso, “Eliminar”. No obstante, podemos establecer cualquier tipo de acción entre las permitidas por el sistema.

Para finalizar pulsamos “Crear regla” lo que dará paso a la creación de la regla actual y la puesta en vigencia de la misma.

Consideraciones al crear reglas para un grupo de correos electrónicos

Las reglas tienen por finalidad facilitar la realización de tareas que pueden ser automatizadas. De esta forma estableceremos aquellas actividades que realizamos de forma frecuente con determinado correos electrónicos.

La forma de identificar y agrupar los mensajes es de lo más variada y puede ir desde el remitente que lo ha enviado hasta la naturaleza del mensaje en sí.

En este último caso podemos valernos de palabras claves otras características propias del correo electrónico.

Eliminar reglas

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A continuación aprenderemos como eliminar reglas en Outlook.com. Una necesidad que los usuarios presentan a menudo debido a reglas creadas erróneamente o procedimientos automatizados que ya no son de utilidad.

Eliminar reglas en Outlook.com

Para poder borrar una regla de Outlook.com debemos seguir una serie de pasos. Antes de borrar cada regla debemos estar seguros del paso que estamos realizando para evitar inconvenientes futuros, como último recurso siempre podremos volver a crear la regla tal como lo hicimos inicialmente.

¿ Cómo eliminar reglas ?

El primer paso para eliminar reglas requiere que iniciemos sesión en este servicio de correos electrónicos de Microsoft. Una vez dentro nos encontraremos en la bandeja de entrada, donde podremos ver los mensajes recientes.

Nos dirigimos al menú con forma de engranaje o rueda dentada ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Al desplegarlo seleccionamos «Administrar reglas» y aguardamos unos instantes hasta que el sistema cargue la siguiente pantalla.

Veremos entonces el listado de todas las reglas existentes actualmente. Además, en la parte superior, un recuento de todas aquellas reglas activas actualmente.

Sólo pulsar en el cesto de basura que está a la derecha de cada regla esta será eliminada de forma inmediata. Debemos actuar con suma precaución ya que no requiere confirmación de ningún tipo y tampoco podemos restaurarlas de forma posterior.

Tal como veremos más adelante siempre podremos volver a crear una regla, esto lo lograremos pulsando «Nuevo» e indicando las condiciones y acciones similares a las de la regla que hemos borrado.

Precauciones que debemos tomar al eliminar reglas

En Outlook.com conviven reglas de diferente tipo. Algunas han sido creadas por nosotros de forma manual y otras mediante comandos que se valen de estas para poder trabajar. Un claro ejemplo de esto es en la opción «Limpiar» que sin informarnos al respecto crear reglas en nuestra casilla para poder cumplir las acciones que indicamos.

Al intentar eliminar reglas en Outlook.com debemos considerar la función que está realizando actualmente cada una de las consecuencias que tendremos al borrarla. Tal como indicábamos anteriormente, siempre podremos volver a crearla nuevamente de forma manual.

De esta forma podemos tener un mayor control sobre nuestra casilla de correo y los mensajes que llegan a ella. Podrás encargarte entonces de eliminar reglas en Outlook.com cada vez que sea necesario y la situación lo amerite.

Marcar como leídos los correos antiguos

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Para marcar como leídos los correos antiguos en Outlook.com es posible crear una nueva regla.

Marcar como leídos los correos antiguos en Outlook.com

Se trata de un procedimiento muy simple y que dará como resultado que todos aquellos correos electrónicos con una antigüedad determinada, y que aquí estableceremos, sean considerados como leídos.

Pasos para marcar como leídos los correos antiguos

Los pasos para marcar como leídos los correos antiguos en Outlook.com comienza por iniciar sesión en este servicio de correos electrónicos. Una vez dentro de nuestra cuenta Outlook partiremos desde la bandeja de entrada para comenzar con nuestro tutorial.

Seleccionamos entonces el menú con forma de rueda dentada que se encuentra arriba y a la derecha del entorno. Al desplegarlo pulsaremos «Administrar reglas».

Seremos trasladados entonces a una nueva ventana y abandonaremos de forma definitiva la bandeja de entrada. Allí nos encargaremos de seleccionar la opción «Nuevo» con lo cual comenzaremos a redactar una nueva regla que afectará a toda nuestra casilla.

En el formulario de creación de una nueva regla indicaremos las siguientes opciones de izquierda a derecha:

  1. «Es anterior a».
  2. «30 días» (o el período de tiempo que consideremos prudente).
  3. «Marcar como».
  4. «Leído».

Finalmente pulsamos «Crear regla» lo que finalizará el procedimiento creando la regla en cuestión. Además, sus efectos se pondrán en marcha desde el primer momento, con lo cual sea podremos comprobar la efectividad de la misma.

Consideraciones al marcar como leídos los correos antiguos

Crear una regla para marcar como leídos los correos antiguos en Outlook.com es especialmente útil para aquellos usuarios que realizan esta acción de forma manual habitualmente. Por lo tanto se evitará realizar los pasos una y otra vez para cada mensaje de nuestra cuenta que no resulte de interés y no hayamos leído hasta el momento.

Por el contrario, si prefieres mantener como no leídos aquellos mensajes antiguos con el fin de leerlos en el futuro no se recomienda utilizar esta opción.

De esta forma hemos podido conocer los pasos y las consideraciones que debemos tomar en cuenta al marcar como leídos los correos antiguos en Outlook.com mediante la utilización de reglas.

Asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

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Si deseamos asignar categorías mediante reglas en Outlook.com contamos con una opción que nos permitirá ahorrar tiempo en su creación. De esta forma, podremos establecer categorías automáticamente a diferentes remitentes de los cuales recibimos correos recurrentemente.

Asignar categorías mediante reglas en Outlook.comPodemos observar que esta opción da como resultado la creación de una regla aunque no tengamos que recorrer todos los pasos que habitualmente son requeridos. Conozcamos más detalles a continuación para aprender a utilizar esta herramienta.

Cómo asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

El primer paso para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com requiere que identifiquemos un remitente de correos electrónicos al cual asignar una categoría determinada. A continuación podemos acceder a un mensaje del mismo o seleccionarlo mediante la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre en el listado de correos.

El siguiente paso requerirá que desplegaremos el menú «Categorías» que se encuentra en la barra superior del entorno de Outlook.com. Allí podremos observar las diferentes categorías que podremos asignar de forma manual y puntual. Además podemos crear una categoría en el mismo momento.

No utilicemos ninguna de las opciones indicadas anteriormente, sino que seleccionaremos «Aplicar a todo desde…». Esta opción ha sido añadida recientemente y nos permitirá crear una regla en este mismo momento y sin la necesidad de acceder al panel de administración de las mismas.

Podemos observar a continuación la aparición de una nueva ventana, flotante, y que nos permitirá concluir con la creación de la nueva regla. Allí podremos observar que la categoría se asignará a todos los correos electrónicos de este remitente, adicionalmente podemos indicar que se aplique también para los mensajes futuros. Es precisamente allí, mediante la utilización de esta última opción, que se establece una regla que actuará de aquí en más.

Ahora, y para finalizar el procedimiento, pulsaremos la opción «Categorizar todo». En pocos instantes la categoría estará tan establecida a todos los correos electrónicos de este contacto y, además, en caso de recibir nuevos mensajes se les asignará la misma.

Ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com

Las ventajas de asignar categorías mediante reglas en Outlook.com están a la vista. Nos ahorrará tiempo evitando tener que establecer la categoría cada vez que recibimos el mensaje. Además será posible filtrar los mensajes mediante esta categoría en particular.

En caso de ser necesario, también es posible asignar más de una categoría simultáneamente y que estas se repitan en el futuro. Como pudimos ver hasta aquí, resulta muy interesante la herramienta para asignar categorías mediante reglas en Outlook.com con la que contamos actualmente.

Administrar reglas

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La mayoría de los usuarios deben administrar reglas en Outlook.com en algún momento determinado. Esto se debe a que los correos electrónicos recibidos pueden ser ordenados de manera automática mediante una simple serie de condiciones.

Administrar reglas en Outlook.com

A la hora de administrar las reglas, Microsoft, no ofrece una opción de fácil acceso y que vamos a conocer en esta ocasión. De esta forma podremos agregar, editar y eliminar reglas de nuestra casilla de correo.

Cómo administrar reglas en Outlook.com

En primer lugar será necesario haber iniciado sesión con nuestra casilla de correo en Outlook.com. La misma cuenta Outlook en la cual vamos a administrar las reglas.

Para comenzar a administrar reglas en Outlook.com debemos dirigirnos al apartado destinado para tal fin. Para acceder a esta zona debemos desplegar el menú con forma de rueda dentada ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, a continuación seleccionamos la opción «Administrar reglas».

A continuación podremos observar todas las reglas existentes hasta el momento. En caso de no enlistarse ninguna es posible que aún no hayamos creado reglas para nuestra cuenta. Este formulario es más simple de utilizar de lo que parece y nos permitirá agregar nuevas reglas mediante la opción «Nuevo». También podremos eliminarlas al utilizar el comando «Eliminar», luego de haber seleccionado aquellas que deseamos quitar en el listado.

Finalmente existe la posibilidad de editar cada una de las reglas de nuestra cuenta al pulsar la opción «Editar» que se encuentra a la derecha de las mismas.

Una vez que hayamos terminado de administrar las reglas en Outlook.com nos dirigimos a la opción de menú que se encuentra en las esquina superior izquierda de la pantalla, pulsamos sobre «Outlook.com» para regresar a la bandeja de entrada.

Opciones disponibles al administrar reglas en Outlook.com

Además de las opciones disponibles al administrar reglas en Outlook.com ya nombradas anteriormente podemos añadir que al listado inicial es posible aplicarle diferentes filtrados. Por lo tanto, podremos alternar entre: mostrar todas las reglas, mostrar solo aquellas orientadas a mover y eliminar, solo las de adición y eliminación de categorías, solo las reglas de transferencia y, finalmente, solo las reglas de marca.

Todos los comandos que aquí hemos nombrados nos ayudarán a mantener ordenada nuestra casilla de correo mediante la opción de administrar reglas en Outlook.com.